Controladoria Estratégica atuando no controle interno e na segregação de funções
Existem momentos na vida das empresas que a alta administração se atém estritamente aos assuntos macros/estratégicos, com foco nas decisões. Não tendo assim, condições de perceber falhas operacionais, erros administrativos e até mesmo desvios financeiros. Visando dirimir esses fatores de risco, a controladoria estratégica deve criar controles internos e suportar o compliance, ou agir como um – no caso da não existência de uma área voltada para este fim – propondo a segregação de funções, sempre que necessário.
1 – Segregação de funções
A segregação de funções consiste na separação de atribuições ou responsabilidades entre diferentes pessoas, na discriminação entre execução de operações, autorização, contabilização e controle, de tal maneira que nenhum funcionário detenha poderes e atribuições para realizar todas as operações.
Podemos citar alguns exemplos de incompatibilidade entre as funções como: compras e recebimentos de bens, contabilidade e contas a pagar, recebimento de bens e contas a pagar. São funções que podem facilitar a manipulação de documentos e valores e, por isso, devem ser segregadas.
Nas pequenas empresas, devido ao pequeno número de funcionários, na maioria dos casos não há condições de se distribuir as atividades adequadamente. Dessa forma, controles internos podem e devem ser implantados para assegurar a eficiência e eficácia dos processos.
Algumas eficientes ferramentas podem ser utilizadas nesses casos. Como por exemplo, a elaboração de uma política interna, que descreva de maneira clara as regras internas, bem como, o manual de procedimentos operacionais de cada setor, para que os processos fiquem bem alinhados e seguros. E por menor que seja o contingente funcional, o procedimento de avaliação de desempenho é importante, para medir a produtividade e qualidade nas entregas dos colaboradores, assim como o retorno para a empresa que cada um proporciona.
Portanto, é importante distribuir as atividades da melhor maneira possível, estabelecendo controles internos, ferramentas de gestão e pessoas de responsabilidade no processo. Oferecendo, assim, maior segurança para todos, beneficiando desde quem exerce as funções administrativas e quem faz a gestão dos negócios, até para os proprietários.
2 – Controle interno
O Controle Interno das Organizações deve ser implementado pela controladoria estratégica e pautado por alguns princípios, que visam oferecer parâmetros a serem seguidos quando de sua implantação e adequação à realidade organizacional da empresa.
A controladoria da empresa é responsável pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificação da correta execução dos processos pelos funcionários e pelas modificações a fim de adaptar este sistema de controle às novas realidades, de acordo com o desenvolvimento do negócio.
Aqui, como exemplo, pode ser citado um fluxo de aprovação de compras, ou até mesmo um sistema de autorização de pagamento do contas a pagar.
2.1 Responsabilidade
As atribuições dos funcionários ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferência por escrito, mediante o estabelecimento de manuais internos de organização.
Dessa forma, é possível assegurar que todos os procedimentos de controle serão executados, que as irregularidades e erros serão detectados, e que a responsabilidade por eventuais falhas e desvios serão apuradas.
Em uma organização empresarial dotada de um controle interno eficiente, é possível, a título de exemplo, identificar quem é o responsável por aprovar as compras de matéria prima, por receber a mercadoria, pelo pagamento e por fazer os registros contábeis.
As alçadas são os limites determinados a um funcionário, as quais são relativas aos valores ou posições, apregoando valor máximo que um caixa pode pagar para determinada nota, bem como o estabelecimento dos tetos assumidos por um operador de mercado financeiro para cada horizonte de investimento.
Já as autorizações são as atividades e transações que necessitam de aprovação de um supervisor, de acordo com as responsabilidades e com os riscos envolvidos. Por exemplo, para fechar um contrato de prestação de serviços acima de 10.000 reais mensais é necessária a autorização do diretor administrativo da empresa.
2.2 Rotinas internas
A empresa deve definir no manual da organização todas as suas rotinas internas. Essas rotinas devem ser estruturadas pela empresa, de acordo com as devidas necessidades e suas respectivas atividades no mercado.
2.3 Acesso aos ativos
A empresa deve limitar o acesso de funcionários a seus ativos e estabelecer controles físicos sobre esses. O acesso a ativos mais líquidos como, dinheiro em espécie e cartão corporativo deve ser restrito, pois nem todos os funcionários na essência de sua atividade tem necessidade de acessá-los, mas principalmente para que os riscos de fraudes sejam reduzidos.
2.4 Segregação de funções
A segregação de funções consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos, aos registros contábeis e conceder autorizações de movimentação. Isso se dá devido ao fato de que essas funções são incompatíveis dentro de um sistema de controle interno. Os registros contábeis compreendem o razão geral e os registros iniciais, intermediário e final. O acesso a esses registros representa as pessoas que preparam ou manuseiam informações que servem de base para sua elaboração, em circunstâncias que lhes permitem modificar os dados desses registros. Um exemplo que pode ilustrar a importância dessa medida: caso o funcionário tivesse acesso aos ativos, à autorização de transação financeira e aos registros contábeis, ele poderia desviar fisicamente o ativo sem empecilhos e baixá-lo contabilmente para despesa, o que levaria a ocultar permanentemente essa transação. Permitindo que recursos fossem desviados de maneira fácil e rastros fossem apagados.
2.5. Confronto dos ativos com os registros
A empresa deve estabelecer procedimentos de forma que seus ativos, sob a responsabilidade de alguns funcionários, sejam periodicamente confrontados com os registros da contabilidade. O objetivo desse procedimento é detectar desfalque de bens e recursos ou até mesmo registro contábil inadequado de ativos. Cumpre ressaltar que esse procedimento de controle deve ser efetuado por funcionários que não tem acesso aos ativos. Esse fato é evidente, já que o funcionário poderia desviar o bem e informar à administração da empresa que os ativos existentes concordam com os registros contábeis. Um exemplo clássico de controle através do confronto é o fechamento de caixa frente a um ente responsável pela fiscalização administrativa da empresa. Em grandes empresas, o fechamento de caixa pode ser pauta de reuniões com a Diretoria Financeira com a presença de um representante dos acionistas/donos da empresa, ou até mesmo de Conselho Fiscal.
2.5.1 Amarrações do sistema de controle interno
O sistema de controle interno deve ser concebido de maneira que sejam registradas e efetuadas apenas as transações autorizadas, de acordo com seus valores corretos e dentro do período de competência.
Esse fato exige uma série de providências que devem ser rigorosamente seguidas para que todos os sistemas de controle gerencial sejam amarrados dirimindo as fraudes e garantindo a confiabilidade dos registros contábeis tanto em sua forma e valor, quanto em sua essência.
3 – Riscos
Para um funcionário praticar um desfalque, ele precisa ter acesso aos ativos da empresa. Os desfalques podem ser temporários ou permanentes a depender do nível de controle da empresa. Ponto já abordado anteriormente como importantíssimo para a redução dos riscos internos da empresa.
O desfalque temporário ocorre majoritariamente em empresas que possuem segregação de funções, quando um funcionário se apossa de um bem da empresa sem que os proprietários tenham conhecimento, mas logo em seguida é descoberta a fraude, pois será constatado via confronto de ativos e registros. Uma vez que o funcionário não tem acesso aos registros contábeis da empresa, o desfalque é descoberto pelos departamentos de controle e registro.
Os desfalques permanentes ao contrário do temporário ocorrem quando na empresa o funcionário tem a possibilidade de desvia um bem da empresa e apagar o registro. Por ausência da segregação de funções, ele terá todo o controle de registro gerencial/contábil da empresa e poderá modificar o registro ou, até dar baixa gerencial, contabilmente, dando um fim tanto no bem, quanto no registro. Esse fato só ocorre quando na empresa tem o chamado “curinga”, aquele funcionário que tem tudo em mãos para que possa agir de forma a lesar a empresa. Assim, dificilmente os proprietários descobrirão.
Considerações finais
A implantação de um sistema de controle interno e a análise de funções com a segregação entre atores não é obrigatória, mas, necessária para a proteção do patrimônio das organizações empresariais. Tanto o sistema, quanto a segregação, têm como principais objetivos evitar alocação indevida de capital, o desvio de numerários, estoques, ativos imobilizados e prover à administração informações confiáveis, a fim de subsidiar a tomada de decisões.
Para que a empresa se valha de processos confiáveis e de informações assertivas é necessário que se compreenda a importância da devida implantação do sistema de controle e da análise das funções. Pois a não adoção dessas medidas podem acarretar uma série de problemas internos e aumentar consideravelmente o risco da empresa.
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